Oreca-Events

     

Solutions packagées /

 

Comment réussir l’organisation de son séminaire ?

Introduction

 

Les clefs d'une bonne organisation

Les événements d’entreprise font désormais partie des méthodes éprouvées pour les entreprises, les associations ou les organismes publics pour prendre la parole et faire passer un ou plusieurs messages auprès d’une audience déterminée. Les séminaires représentent désormais l’outil de marketing direct ultime avec une performance et un impact extrêmement puissant.

Incontournables, les séminaires se multiplient et il est de plus en plus difficile d’attirer ou de divertir vos invités. Pour éviter la lassitude que certains peuvent connaître, les offres se sont considérablement étoffées ! Du séminaire sportif, à la dégustation de vin, en passant par la chasse au trésor comme activités annexes, il y en a pour tous les goûts. De quoi surprendre vos invités et ainsi maximiser l’impact de votre événement.

Gardez en tête que, quel que soit votre budget, vous avez le pouvoir d’organiser un événement mémorable. Évidemment si celui-ci le permet, alors vous aurez plus de liberté et de possibilités pour laisser courir votre imagination ; toutefois, si votre budget est plus réduit, si la majeure partie de l’événement est intéressante et agréable, vos invités pourront tout de même apprécier la qualité de l’organisation.

Nos conseils sur la manière d’organiser un séminaire :

Nos conseils

 

12 étapes indispensables pour organiser son événement d'entreprise

Lors de l’organisation de votre séminaire, vous devez garder certains facteurs clefs de succès à l’esprit. Voici nos conseils pour réussir votre événement :

1. Déterminez le cadre du séminaire et vos besoins

Il est important de cadrer votre séminaire avant de vous lancer à corps perdu sur Google. Avant même de commencer vos recherches, posez-vous les bonnes questions : pourquoi j’organise ce séminaire et dans quel(s) but(s) ? Une formation produit, un lancement de produit, une stimulation / team-building ? Pour faire passer quel(s) message(s) et auprès de qui ? Avec les réponses à ces questions, vous serez en mesure de déterminer un cadre avec une enveloppe budgétaire alloué, un nombre d’invités et dans la mesure du possible une date ou période précise pour l’événement.

2. Choisissez un lieu adapté

Vous devez lors de vos recherches sélectionner un ou plusieurs types de lieux qui répondent aux exigences du cadre de votre séminaire : disponibilité sur la période souhaitée, le standing et le style du lieu, le matériel audio/vidéo à disposition, le nombre de sièges disponibles etc. Il faut garder en tête que ces critères doivent répondre et servir l’objectif fixé pour votre séminaire. Le choix du lieu peut aussi se faire en fonction des activités annexes que ce dernier peut offrir.

3. Offrez des solutions d’hébergement et de restauration

Si votre séminaire nécessite de la restauration, vous aurez besoin de vous appuyer sur les services d’un traiteur en leur fournissant au préalable un cahier des charges précis de vos attentes. Il en est de même pour l’hébergement  dans le cas où votre séminaire se déroule sur deux jours ou plus. L’hôtel que vous choisirez devra être en rapport avec le standing de vos invités et ainsi éviter de froisser certaines personnalités.

4. Organisez l’intervention des orateurs

Gardez à l’esprit les objectifs de votre entreprise (notoriété de la marque, accroissement des ventes, gains de parts de marché etc.), et pensez toujours aux participants : pourquoi viennent-ils à cet événement et que doivent-ils retenir ? Ainsi, les présentations des intervenants seront prépondérantes pour garantir l’impact du séminaire et transmettre les bons messages. En complément, il est important de planifier des plages horaires précises qui devront être respectées et qui devront comporter du temps pour des échanges de type Questions/Réponses. Pour optimiser cette synchronisation, vous pouvez par exemple préparer avec vos orateurs des signes pour leur indiquer qu’il reste « 5 minutes » ou « 1 minute » et ainsi leur permettre de conclure.

5.  Créez un planning et des programmes de séminaires

Si vous êtes en charge des programmes, mettez bien en évidence les principaux événements du séminaire ainsi que le temps libre et les activités annexes. Il est important de penser à prévoir du temps pour faciliter les échanges et les discussions à travers des pauses café ou des activités par exemple. Ne négligez pas la mise en réseau qui est aussi un moment fort de votre événement. Enfin, avec des programmes, vos participants apprécieront le fait de voir en un coup d’œil le contenu de votre événement.

6. Organisez des activités annexes

Un séminaire sans activités pourra paraître barbant ou fade pour les participants. Il faut placer le curseur au bon endroit entre réunions de travail et activités ludiques et originales. Selon le public visé, vous pouvez leur proposer des stages de pilotage sur circuit, du golf, de la détente, des cours de cuisine etc.

7. Personnalisez vos invitations

Cela peut paraître anodin mais de nombreuses sociétés oublient encore de personnaliser leurs invitations. Lorsque vous recevez une invitation, ne préférez-vous pas qu’elle vous soit destinée personnellement plutôt que d’en recevoir une générique ? Plusieurs solutions existent comme l’email personnalisé ou des outils en ligne de gestion d’invitations. Votre formulaire d’inscription devra être le moins contraignant possible afin que le processus soit le plus rapide possible pour l’utilisateur. L’objectif est pour vous de recueillir uniquement les informations les plus pertinentes.

8. Le branding sur site

Que vous organisiez une table ronde pour 20 personnes dans vos locaux ou un séminaire pour 200 personnes dans un lieu externe, assurez-vous de l’impact visuel de votre marque. Vous pouvez par exemple afficher votre logo sur vos supports de communication (présentations PowerPoint, programmes de l’événement, badges pour les invités etc.). Si votre budget le permet, n’hésitez pas à habiller les lieux avec des kakémonos, banderoles ou des oriflammes aux couleurs de votre société. Le but est aussi de montrer votre marque et d’immiscer les invités au cœur de votre univers.

9. Préparez-vous une to-do liste

Sur place, tout se bouscule, tout va très vite. Au fur et à mesure de l’avancement de l’organisation de votre séminaire, vous aurez besoin de repères et d’une liste chronologique des tâches que vous devez accomplir. Cela vous permettra d’optimiser votre temps et d’augmenter votre efficacité.

10. Encouragez l’échange et le partage

Durant l’événement, l’atmosphère et l’ambiance qui règnent sont essentiels pour faire de ce dernier un succès. Encouragez vos équipes à être disponibles, serviables, souriantes pour que vos invités puissent pleinement profiter. Un séminaire doit permettre de créer de l’échange avec les participants ; vous devez créer ce climat propice aux discussions en étant à l’écoute et en favorisant l’interaction avec les intervenants.

11. Envoyez des emails de remerciements

Il est important d’envoyer un email de remerciements personnel aux éventuels intervenants extérieurs mais aussi et surtout aux invités qui se sont rendus à votre événement. Ce peut être l’occasion de leur faire partager du contenu photo de l’événement, des présentations PowerPoint du séminaire, ou d’autres messages que vous jugerez importants. Vous pouvez profiter de l’occasion pour demander aux participants leurs retours d’expérience sur l’événement via un formulaire en ligne par exemple.

12. Analyser les retours

Vous pouvez enfin souffler, votre événement est passé ! Maintenant, vous devez tirer profit de votre retour d’expérience et de ceux de vos invités. Pour que la réussite de votre prochain événement soit totale, prenez en compte les commentaires qui vous ont été faits pour vous donner des idées ou corriger les éventuelles erreurs qui ont pu être commises.

Besoin d’aide ?

 

Laissez-nous vous conseiller

ORECA Events est une agence évènementielle qui organise depuis de très nombreuses années des séminaires multi-activités principalement dans le Sud de la France. Associés au circuit Paul Ricard (Var), nous répondons aux demandes des entreprises désireuses de combiner réunions d’affaires et activités exclusives. Grâce à notre panel d’activités, vous serez en mesure de faire vivre à vos invités un séminaire qu’ils ne sont pas prêts d’oublier !

Pour découvrir notre offre pré-packagées de séminaires : cliquez ici.

Vous avez déjà un cahier des charges et l’activité stage de pilotage vous intéresse pour agrémenter votre événement ? Soumettez-nous vos besoins ici.

Commentaires