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Comment rédiger un cahier des charges pour un événement ?

INTRODUCTION

 

Un document de référence

Le cahier des charges constitue la ligne directrice de la mise en place de l’événement. Il est la base sur laquelle le projet repose car il contient toutes les informations relatives aux besoins, aux objectifs et aux ressources déployées. Sa rédaction est donc une étape fondamentale qui sera le premier pas vers la concrétisation de votre projet.

Ce cahier des charges a pour but principal de répondre à plusieurs questions de façon claire et précise afin que la ou les personnes en charge de la mise en place du projet puissent répondre au mieux aux besoins de l’entreprise à l’origine de la demande. Pour que votre cahier des charges remplisse son rôle, il doit répondre à différentes questions au sujet de votre événement.

LE CONTENU

 

Les différentes questions auxquelles votre cahier des charges doit répondre

Pourquoi ? Quel est l’objectif ?

Plusieurs objectifs peuvent motiver la mise en place d’un événement d’entreprise, qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un team building ou d’un incentive. Il est donc important de bien spécifier sur le cahier des charges le ou les objectifs afin que le produit final soit conforme aux attentes de l’entreprise à l’initiative du projet. Cette partie servira également à contextualiser l’événement afin de permettre aux responsables de la mise en place de ce dernier d’avoir une vision plus claire des attentes et des objectifs à atteindre.

 

Pour qui ?

Afin d’être en adéquation avec vos objectifs, l’organisateur doit être mesure de savoir à qui s’adresse votre événement, le cahier des charges doit donc intégrer des informations sur le profil des participants et sur leur nombre.

 

Où ?

Les choix de la ville, de la région et du pays doivent figurer dans le cahier des charges de votre projet. Ce choix doit refléter l’image que vous souhaitez donner à votre événement. Une fois le lieu définit, il est important de préciser les besoins en infrastructure à savoir de quel type de salles ou de structure avez-vous besoin.

 

Quand ?

La question est ici double : vous devez définir la date à laquelle votre événement doit avoir lieu mais également la durée souhaitée. Cette étape doit se faire en prenant en considération les disponibilités des invités et intervenants.

 

Quelles activités ?

Afin de rendre votre événement inoubliable, vous aurez très certainement dans l’idée de proposer aux participants des activités ludiques et originales. Dans la plupart des cas, veillez à proposer des activités adaptées à votre publique. Ces moments de détente peuvent également être l’occasion de surprendre et de proposer des activités inattendues qui contribueront à rendre votre événement plus marquant.

 

Quelle logistique ?

La logistique sous-entend ici différents aspects de votre événement :

Premièrement le transport, selon la provenance des invités, des moyens devront être déployés pour les acheminer jusqu’au lieu de votre événement. Le choix du moyen de transport dépend de vos exigences en termes de confort et de temps de trajet mais également en fonction du budget alloué à votre projet.

Deuxièmement la restauration : la question peut sembler triviale mais, là encore, le choix du mode de restauration doit être cohérent avec l’image que vous souhaitez donner à votre événement. On choisira donc un cocktail déjeunatoire ou buffet traiteur pour un événement formel, un restaurant pour plus de convivialité ou encore un restaurant haut de gamme pour un événement prestigieux.

Enfin l’hébergement dans le cas où l’événement se déroulerai sur plusieurs jours. Là encore, le type de logement dépend de l’arbitrage entre l’image que vous souhaitez donner à l’événement et les moyens investis.

 

Quel déroulement ?

Afin que l’événement se déroule selon vos souhaits, il est judicieux de faire figurer sur le cahier des charges un programme détaillé.

 

Quel Budget ?

Etablir un budget est l’étape finale de la rédaction du cahier des charges. Le budget doit être cohérent avec les précédentes informations.

 

Toutes informations complémentaires

D’autres informations peuvent permettre de faciliter l’avancement de votre projet, ces informations sont donc les bienvenues dans votre cahier des charges toujours dans l’optique d’éviter les dissonances entre le projet tel que vous le concevez et le rendu final.

 

Pour conclure il est à noter que même si le cahier constituera la base sur laquelle votre événement sera construit, faire preuve de flexibilité reste de mise : des externalités et autres contretemps peuvent vous contraindre à changer vos plans initiaux. Il faut donc garder en mémoire que certains aspects peuvent être appelés à évoluer au fur et à mesure que votre projet se met en place !

ORECA EVENTS

 

A propos

Spécialisée dans l’automobile et les loisirs mécaniques, ORECA Events accompagne depuis plus de 25 ans les acteurs de l’automobile mais également les annonceurs de tous horizons sur des problématiques « brand & business ». De par son histoire, l’agence développe des réponses toujours plus pertinentes et adopte un positionnement novateur. Son champ d’action s’étend des driving expérience aux corporate events (séminaire et pilotage sur circuitincentive sportif, relations publiques sportlocation de simulateur F1) en passant par le rôle de régie logistique automobile (locations de réceptifs VIP, hospitalités sport automobile) et de conseil marketing automobile.

ORECA Events compte aujourd’hui plus de 40 collaborateurs permanents, organise plus de 150 événements chaque année et réalise un CA de 20M€. ORECA Events est l’agence événementielle automobile du Groupe ORECA, acteur majeur du sport automobile en France et à l’international depuis plus de 40 ans.

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